Institut für Notfallmedizin (IfN) - Zentrum für medizinische Simulation
Der Asklepios Campus Hamburg startet digital ins neue Jahr
Zum Jahresbeginn wurden am Asklepios Campus Hamburg (ACH) mit der Einführung eines Online-Verfahrens für Studienbewerber und der Freigabe für eine lange gesuchte Lehrplanungssoftware gleich zwei wichtige Meilensteine bei der schrittweisen Digitalisierung interner und externer Prozesse erreicht.
Zwei Gründe führten im Herbst letzten Jahres dazu, das Projekt zur Einführung eines digitalen Bewerbermanagements voranzutreiben: Zum einen ist ein online-Verfahren aus Sicht der Bewerber komfortabel und zeitgemäß, zum andern ist es für das gemeinsame Bewerbermanagement und Zulassungsverfahren von ACH in Hamburg und Semmelweis Universität in Budapest erheblich effizienter und weniger fehleranfällig. Die Herausforderung lag darin, eine Lösung zu erarbeiten, die sowohl die Anbindung des ACH an die IT-Infrastruktur der Asklepios Kliniken berücksichtigt als auch dem Bewerbungsprozess der Semmelweis Universität Rechnung trägt.
Das Ergebnis ist das seit vergangenem Freitag gestartete Online-Bewerbungsverfahren, das auf Grundlage des Bewerbungsformulars der Asklepios Kliniken und des dahinterliegenden Online Application Manager (OAM) implementiert wurde.
Das Bewerbungsverfahren gliedert sich in zwei Phasen. Die bereits laufende Bewerbungs-Phase A (Informationsphase) mit einer eigenen Online-Bewerbungsmaske ist für alle Studierenden relevant, die Ihr grundsätzliches Interesse an einem Studium am ACH ab dem 5. oder 7. Semester bekunden möchten, sich aber noch über das Studium informieren und möglicherweise auch ein Informationsgespräch vor Ort führen wollen. Ab dem 15. Februar wird parallel die Bewerbungsphase B (verbindliche Bewerbung) mit einer weiteren Bewerbungsmaske gestartet für alle Studierenden, die sich verbindlich bewerben wollen.
Optimierung der Lehrplanung
Mit Übernahme der Studienkoordination am ACH durch Frau Dr. Birgit Berger im Sommer 2016 wurde das Projekt der Suche nach einer Software neu vorangetrieben, die die Lehrplanung effizienter, transparenter und weniger fehleranfällig gestalten sollte.
Die Wahl fiel auf das Programm easySoft Education. Dieses wird am ACH gegenwärtig installiert und in den nächsten Wochen in Betrieb genommen. Ziel ist, bereits das Herbstsemester 2017/2018 vollständig mit easySoft Education (statt mit vielen Excel-Listen) zu planen. easySoft bietet jedoch mehr als nur eine Erleichterung der Lehrplanung. Parallel kann mit dem Programm beispielsweise auch der Workflow der Dozentenabrechnungen optimiert werden. Besonders attraktiv ist, dass easySoft Education über eine App verfügt, über die jede Studentin und jeder Student auf seinem Smartphone oder Tablet den individuellen Stundenplan angezeigt bekommt. Im Fall von Änderungen oder Ausfällen aktualisiert sich der Plan selbstständig und werden die betroffenen Studierenden per automatischer Push-Nachricht informiert (statt wie bisher durch Emails). Auch für Asklepios-Dozenten bietet easySoft eine hilfreiche Funktion: Über eine besondere Schnittstelle können abgestimmte Vorlesungs- und Kurstermine direkt vom System (statt von Hand) in ihre Kalender eingetragen werden.
Nach dem Projekt ist vor dem Projekt
Die Einführung des Online-Bewerbungsmanagements und der Lehrplanungssoftware sind nur zwei der weiteren Digitalisierungs-Projekte am ACH nach Einführung eines Systems zur Online-Evaluierung von Lehrveranstaltungen und einer Online-Kommunikationsplattform (Microsoft Office 365) für alle ACH-Stakeholder. Seit vergangenem Herbst läuft auch die Konzeption zur Einführung eines multifunktionalen elektronischen Studierendenausweises, der durch seinen speziellen Chip zugleich HVV-Semesterticket, Hochschulsport-Ausweis, Bibliotheksausweis, Zahlungsmedium für Kopiergeräte und die Cafeteria sowie Authentifizierungsmedium für Asklepios-Kittelautomaten oder eine elektronische Zutrittskontrolle zum AMS-Gebäude sein soll. Und längerfristig schließlich steht das Thema Digitalisierung unter dem Stichwort „blended learning“ auch für die Methodik dessen auf der Agenda, was am ACH hauptsächlich betrieben wird, nämlich Lehre.