Robotic Process Automation (RPA)

Seit Mitte 2018 arbeitet der Asklepios Konzern im Rahmen der Digitalisierung mit RPA (Robotic Process Automation). Bis heute sind zahlreiche Prozesse digitalisiert und werden durch die Software ohne menschliches Zutun abgearbeitet. Doch worum handelt es sich dabei genau und was sind die Vorteile?

Seit Mai 2018 arbeiten Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter verschiedener Asklepios Abteilungen mit der von der Firma UiPath entwickelten Roboter-Software, der RPA (Robotic Automation Plattform), konzernintern besser bekannt als „Robbie“.

Mit Robbie werden im ersten Schritt Prozesse aufgezeichnet, dokumentiert, optimiert und anschließend digitalisiert. Mittels einer Web-Oberfläche werden die Prozesse danach produktiv gesetzt, zeitlich eingeplant und überwacht. Die Arbeiten werden transparent protokolliert und erfüllen die Compliance Standards.

Robbie ermöglicht die Automatisierung mühsamer, zeitaufwendiger oder auch fehleranfälliger Tätigkeiten. Unsere Mitarbeiter werden entlastet und bekommen mehr Gelegenheit sich wichtigeren Themen zu widmen.

Einfaches Beispiel: Musste ein Mitarbeiter früher täglich eine angeforderte Excel-Auswertung auf Basis unterschiedlicher Daten erstellen und an bestimmte Adressaten übersenden, übernimmt dies heutzutage unser Robbie. Die Auswertungserstellung wird per Programmcode definiert und wiederkehrende E-Mails samt Anhängen wiederholt automatisiert generiert.

Robbie ahmt die Vorgehensweise von Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern nach, fungiert als deren Werkzeug und trifft Entscheidungen auf Basis eines hinterlegten Regelwerks, das explizit vorgegeben und definiert wird.

Die Anwendungsgebiete sind dabei äußerst vielseitig und erstrecken sich über eine Vielzahl von Anwendungen und Schnittstellen. Ob im Bereich Finanzen, in der Personalabteilung, im Controlling, in der Buchhaltung, im Einkauf oder auf medizinischer Ebene: Robbie unterstützt die Asklepios-Mitarbeiterinnen und -Mitarbeiter effizient und übernimmt wiederkehrende Tätigkeiten. Strukturierte Prozesse, wie das Ausfüllen von Formularen, der Bearbeitung oder Verbuchung von Belegen, Zusammenstellen von notwendigen Informationen, Verschieben von Dateien und Ordnern, Versenden von E-Mail-Anhängen und vieles mehr werden von Robbie eigenständig erledigt.

Mit dem Einsatz von RPA bei Asklepios wird nicht nur die Effizienz und Produktivität gesteigert – die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter werden auch von lästigen, eintönigen Aufgaben befreit, die sie häufig von ihrer eigentlichen Arbeit abhalten. Das erhöht die Mitarbeiterzufriedenheit und Motivation und schafft Kapazitäten für neue Projekte, die menschliche Fähigkeiten und Kreativität erfordern.

RPA kann auch sinnvoll mit Machine Learning oder Künstlicher Intelligenz (KI) kombiniert werden. So ist es beispielsweise mithilfe von KI möglich, Daten aus einem gescannten Dokument zu lesen und digital zu erfassen. Diese können dann durch Robbie weiterverarbeitet werden. Ein normalerweise zeitaufwendiger Prozess, den die am Markt führende Automatisierungssoftware schnell und fehlerfrei erledigt.

Angesichts aller Vorteile wird RPA bei Asklepios stetig ausgebaut und gilt als wichtiger Baustein für die digitale Transformation im Unternehmen.